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    合同管理辦法

    發布時間:2018-01-12 10:03:32  作者:哈醫大(大慶校區)紀委、監察審計處  來源:哈醫大(大慶校區)紀委、監察審計處  瀏覽次數:


    一、總 則
    第一條  為了加強校區合同管理工作,維護我校合法權益,保護校區利益和防范合同風險,促進廉政建設,根據《中華人民共和國合同法》、財政部《行政事業單位內部控制規范(試行)》等法律法規,結合我校實際情況,制定本管理辦法。
    第二條  本辦法所稱合同,是指校區作為獨立的民事主體,在參與社會經濟和民事活動中,與自然人、法人或其他組織之間為明確雙方的權利義務關系所設立的書面協議。
    第三條  校區合同一般分為買賣合同、承包合同、基建修繕工程合同、物資采購合同、房屋租賃合同、合作辦學合同、技術類合同、服務類項目合同、人事合同、勞動合同、委托合同、其他類合同。
    第四條  合同的基本原則
    (一)合法性原則。不違反法律法規,做到依法簽約,公平公正。
    (二)規范性原則。做到主體適合、要素齊備、形式完善、程序合規。
    (三)“誰簽訂“誰負責”原則。
    第五條  校區及各部門對外簽訂合同,應當按照事前法律風險評估、事中過程監管、全程統一管理、分級負責監督的原則。
    第六條  校區合同管理實行校區統一領導、分類歸口、授權簽署的管理辦法。
    第七條  校區根據業務類型對相關職能部門進行歸口管理授權,取得授權的歸口管理部門主要負責人為合同管理直接責任人,各部門擬訂的各類合同設置方案,應當報校區辦公室等管理部門備案。
    第八條  校區各單位對外簽訂合同時必須要有校區法定代表人校長的書面授權。對外簽訂合同必須使用書面合同,未經授權任何單位不得以校區名義和本單位名義對外簽訂任何形式的合同,否則視為無效合同。
    二、合同管理部門職責
    第九條  校區合同審查小組負責對各類合同進行審查。合同審查小組成員由辦公室、紀檢監察處、財務處、國有資產管理處及相應合同的歸口管理部門負責人和校區法律顧問組成。校區分管辦公室的校領導任審查小組組長,辦公室主任、紀檢監察處處長任副組長,合同審查小組辦公室設在校區辦公室。辦公室負責合同的法律審查、合同授權委托書、合同專用章的管理和使用,合同糾紛的法律指導,合同的監督考核備案。
    合同審查小組主要職責:
    (一)對標準合同范本及合同簽訂前的審定。
    (二)對合同進行主體、相關資質進行書面審查,對合同內容條款,簽訂合同的程序等進行審查并提出意見。
    (三)對影響重大、關系復雜及有爭議的合同進行會審并提出意見;
    (四)定期對各部門所訂立的合同及其管理執行情況進行檢查。
    第十條  合同歸口管理部門主要職責:
    (一)對合同的可行性論證,必要時聘請有關專家和法律顧問參加論證。
    (二)審核合同他方的主體資格及信用狀況;
    (三)審核合同基本條款情況,包括合同經濟性、可行性、合法性及價款的合理性,他方的名稱或姓名、住所地、合同標的、數量、質量、價款或酬金、合同期限、履約地點和方式、合同變更和解除、違約和違約責任以及合同的仲裁和訴訟等;
    (四)審核合同內容是否與招投標或談判內容一致,是否符合校區規定;
    (五)審核是否具有相應的校區經費支出預算;
    (六)協助處理合同糾紛,合同資料備案和歸檔工作。
    第十一條  合同實施承辦單位主要職責:
    (一)合同具體承辦單位在合同談判前對合同的其他各方當事人進行必要的資信調查,并對資信調查結果負責。
    資信調查內容應包括:
    1.合同他方的主體資格。包括名稱、資質、營業執照、法人登記證書、經營范圍和方式等。重點調查擬定的合同標的是否與營業執照核定的業務(經營)范圍一致,營業執照的年限及年檢情況;
    2.合同他方簽約代表的合法身份證明或法定代表人的授權委托書;
    3.合同他方的履約能力和資信情況;
    4.必要時要求合同他方提供相應財務報表以及從事相關業務的業績證明材料,其他重要的資信證明材料。
    (二)對合同的經濟性、可行性、合法性及價款的合理性等負直接責任;
    (三)負責合同談判、起草、會簽、履行等工作;
    (四)處理合同糾紛,合同資料歸檔工作。
    第十二條 合同實際實施承辦人員(部門主要負責人)主要職責:
    (一)負責授權范圍內合同的談判、協商、簽訂和履行;
    (二)跟蹤合同履行情況,及時通報合同履行中的問題;
    (三)參與和配合合同法律糾紛處理工作;
    (四)對合同文本及履行、變更、終止合同的有關文件資料及時歸檔。
    第十三條 校區對外合同各管理部門應當按照下列程序進行:
    (一)制定項目方案;
    (二)公布項目符合條件等信息;
    (三)審查項目承包人相關合法資格等客觀條件;
    (四)訂立項目合同,辦理項目施工手續。有國家標準合同文本的,應采用國家標準合同文本。沒有國家標準合同文本的,可以制定校區標準合同文本,并經合同審查小組審定。
    三、合同審批簽訂程序
    第十四條  簽訂合同應遵守下列程序:
    (一)審查。合同歸口部門單位應將經部門負責人或相關人員審查的雙方達成一致的合同文本草擬稿,他方主體資格、資信、履約能力的調查材料,合同簽訂的背景資料等由單位主要負責人審定并簽字后,一并報校區辦公室進行合法性審查,校區辦公室在15日內作出審查意見。
    (二)各歸口部門單位自行簽訂的合同在正式簽訂前,合同文本送校區辦公室,由合同審查小組成員、法律顧問共同進行合法性審查或出具書面意見書后,并提出明確的審查意見。
    (三)召開合同審查小組會議研究。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同、應當組織法律、技術、財會等工作人員參與談判,必要時聘請外部專家參與相關工作,重要合同要報校長辦公會討論通過。
    (四)簽訂。未經使用部門負責人、主管領導及合法性審查的合同,校區及各部門不得簽訂。
    第十五條  合同審查包括以下內容:
    (一)審查對方當事人的資信情況,包括簽約資格、經營范圍、履約能力、信譽等,并保存好相關資料;
    (二)審查合同內容,注意合同簽訂形式和內容是否合法、是否可行、是否嚴密、是否規范;
    (三)審查簽訂合同的授權與簽章手續是否完備;
    (四)審查合同要件是否齊備,文本是否規范,表述是否準確等。
    第十六條  各部門、個人在對外簽訂合同活動中,禁止下列行為:
    (一)強迫法人、組織和自然人簽訂或解除合同;
    (二)委托臨時機構或非本單位人員對外簽訂合同;
    (三)委托不具備法人資格的內設機構對外簽訂合同;
    (四)與不具備法人資格或無履約能力的單位簽訂合同;
    (五)超越權限簽訂合同;
    (六)不按規定時間簽訂合同和事后補簽合同;
    (七)違反法律法規簽訂合同。
    第十七條  合同文本完成后,承辦單位應當填寫校區合同審批表,連同合同文本報送歸口管理部門審批,重要合同需報經校領導審批。
    第十八條  合同涉及到承辦單位之外其他部門的,須經其他部門會簽。涉及經濟利益的合同須經財務處會簽。合同標的額在3萬元以上的經濟合同須經紀檢監察處審核會簽。
    第十九條  在對外合同簽訂前,合同審查程序涉及的相關部門不能取得一致意見或對合同的具體條款不能準確把握時,應向合同審查小組提出會審。
    第二十條  綜合性合同以及涉及校區重大利益的合同應當送校區辦公室進行法律審查,需要進行法律審查的合同,送審時應一并提供下列材料:
    (一)合同當事人資質的說明或證明;
    (二)合同文本一式兩份,涉外合同須提供中文文本;
    (三)合同可行性及風險的論證或說明;
    (四)其他重要材料,依據校區辦公室要求提供書面材料。
    第二十一條  已通過審批的合同文本在簽訂前有變動的,應重新進行審批,審批結果未形成書面意見前,不得簽訂合同。
    四、合同簽訂
    第二十二條 合同應當由校區法定代表人簽訂,校區法定代表人可書面授權分管校領導、部門(單位)負責人代理簽訂合同。
    第二十三條  合同簽訂必須統一使用校區公章,由校區辦公室管理使用。
    第二十四條  簽訂合同在加蓋校區公章時,必須向辦公室提供合同文本和《哈爾濱醫科大學大慶校區合同審批表》原件及校長授權書,辦公室留存建檔。
    第二十五條  合同簽訂后,承辦單位應當及時將合同文本(原件或復印件)報送紀檢監察處、財務處備案。
    五、合同履行
    第二十六條  合同簽訂生效后,合同承辦單位應全面履行合同權利和義務,及時了解合同他方履行合同的情況,發現合同履行過程中存在隱患應及時上報校區辦公室并及時進行處理解決,對合同全面履行進行監督并保存好合同履行中所產生的相關材料,針對應收入款項按合同約定時限及時收款上交校區財務。在合同履行過程中,合同各方的往來函件、通知、文件資料等文書應完整保存備案待查,承辦單位應分類分項建立合同登記薄,及時準確反映合同簽訂、變更、解除情況。
    第二十七條  財務處應根據合同關于款項條款進行審核后辦理結算業務。未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的,財務處不予付款。
    第二十八條  合同履行過程中因情況出現較大變化或出現不可抗力,需要變更或解除合同的,合同承辦單位應當按規定的審批權限和程序再審批。
    第二十九條  合同履行過程中發生糾紛,合同承辦單位應及時處理。處理時應先協商解決,經協商雙方達成一致的,應當重新訂立或補充書面協議;不能協商解決或經協商不能達成一致的,應當根據合同約定管轄地處理糾紛,合同糾紛處理完畢,應及時將有關材料歸檔存查。
    第三十條  合同履行完畢或合同權利義務終止時,合同簽訂承辦單位應向校區辦公室書面報告合同的執行情況及結果,并組織相關部門進行驗收。
    第三十一條  歸口管理部門應設專人負責管理合同檔案。合同檔案應包括合同文本以及合同訂立直至合同履行完畢時間段內所有與合同有關的文書在合同履行完畢15個工作日內按照時間先后順序編號,整理成冊歸檔。
    第三十二條  歸口管理部門每年年底應將本年度的合同檔案整理后移交校區檔案室保管,保管年限5—15年。
    六、責任追究
    第三十三條  受校區委托的管理部門或個人不得超出授權范圍對外簽訂合同,超越權限簽訂合同或私自簽訂對外合同給校區或合同他人或第三方造成損失的由當事人按實際損失金額承擔賠償責任,校區依據有關規定追究當事人的責任。
    第三十四條  未經校區法定代表人授權,違反程序和規定擅自對外簽訂合同造成的不利后果,由當事人承擔。給校區造成經濟損失的,由當事人按實際損失金額承擔賠償責任,校區依據有關規定追究當事人的責任。
    第三十五條  校區相關管理部門和個人應加強合同信息安全保密工作,不得泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作及商業秘密。
    第三十六條  校區相關管理部門和個人在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權謀私,損害校區利益的,校區依據有關規定追究當事人的責任。
    第三十七條  校區相關管理部門和個人在校區處理有關合同法律糾紛的過程中不及時匯報、消極應對或不提供必要支持,給校區造成損失的,參照上述條款處理。
    第三十八條  校區對外簽訂合同過程中,校區的工作人員在合同簽訂、履行工作中濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊的,依法給予處分;構成犯罪的,依法追究法律責任。
    七、附 則
    第三十九條  本辦法未盡事宜按法律法規或校區有關規定執行;校區辦公室負責對本辦法解釋。

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